LAPORAN
KULIAH KERJA LAPANGAN
Semarang – Jakarta, 05 s.d. 08 Mei
2014
oleh
Natalis
Maskorbang Jamaring 4112 4293
Nimas Ayu Shinta Pratiwi
4112 4295
Windy Angelina Sinaga 4112
4307
AKADEMI SEKRETARI MARSUDIRINI
ASM SANTA MARIA
SEMARANG
2014
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) tahun 2014 oleh
Natalis Maskorbang Jamaing (4112 4293), Nimas Ayu Shinta Pratiwi (4112 4295)
dan Windy Angelina Sinaga (4112 4307),
telah disetujui dan disahkan oleh pembimbing pada :
Hari : Senin
Tanggal : 02 Juni 2014
|
Mengetahui,
Direktur ASM Santa Maria
Sr. M. Ancilla OSF, S.Pd., M.M.
|
Pembimbing,
Dra. Soeisniwati Lidwina, M.Pd.
|
PRAKATA
Puji
dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa sebab atas berkat dan
rahmat-Nya, kami dapat menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Lapangan
Semarang-Jakarta yang telah dilaksanakan pada tanggal 05 s.d.08 Mei 2014.
Kuliah Kerja Lapangan ini diikuti oleh mahasiswa semester IV ASM Santa Maria Semarang
yang didampingi oleh 3 orang pembimbing. Kami merasa senang karena kegiatan
Kuliah Kerja Lapangan selama 3 hari di Jakarta dapat terlaksana dengan baik dan
lancar.
Pembuatan
laporan KKL ini dibantu oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan
ini perkenankanlah kami mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat,
1) Sr.
M. Ancilla OSF, S.Pd., M.M., Direktur ASM Santa Maria Semarang yang telah
memberikan kesempatan kepada kami dan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan Kuliah
Kerja Lapangan di Jakarta pada tanggal 05 s.d. 08 Mei 2014.
2) Dra.
Soesniwati Lidwina, M.Pd. yang telah mendampingi dan membimbing kami selama
pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan dan pembuatan laporan ini.
3) Drs.
AF.Toni Suhartomo, M.M. yang telah memimpin dan mendampingi kami selama Kuliah
Kerja Lapangan di Jakarta.
4) Anastasia Lipursari, S.Kom., M.Pd. yang telah
mendampingi dan membimbing kami selama Kuliah Kerja Lapangan di Jakarta.
5) Ibnu
Widodo, S.H. yang telah mendampingi dan membimbing kami selama Kuliah Kerja
Lapangan di Jakarta.
6) Pimpinan
dan para staf dari objek-objek kunjungan
( Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah DKI Jakarta , Badan Pusat Statistik (BPS) , PT Batara Indah Office Product (Bantex), PT Holcim Indonesia
Tbk , Trans 7 dan Dunia Fantasi) yang telah memberikan banyak pengetahuan,
pengalaman dan informasi serta menerima
dan menyambut kunjungan kami dengan baik.
7) Tim
Tour universal yang telah mendampingi dan melayani Mahasiswa ASM Santa Maria
Semarang selama pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan di Jakarta serta membantu
menyusun acara, sehingga kegiatan Kuliah Kerja Lapangan dapat berjalan dengan
lancar dan baik.
8) Orang
tua yang telah mendukung, memberikan semangat dan mengijinkan kami mengikuti
kegiatan KKL.
Semoga
laporan Kuliah Kerja Lapangan ini bermanfaat bagi para mahasiswa ASM Santa
Maria Semarang dan pembaca.
Semarang, 02 Juni 2014
Tim Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN COVER
HALAMAN
PENGESAHAN
PRAKATA
DAFTAR
ISI
BAB
I PENDAHULUAN
BAB II LAPORAN KKL
BAB
III PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Akademi
Sekretari Marsudirini Santa Maria Semarang adalah salah satu Akademi yang
mendidik calon sekretaris handal dan kompeten di bidang kesekretarisan. Oleh
karena itu salah satu program akademik ASM Santa Maria Semarang ialah menyelenggarakan
KKL yang wajib diikuti mahasiswa semester
lV. Kegiatan KKL merupakan kegiatan yang wajib diselenggarakan oleh
pihak ASM Santa Maria Semarang. Latar belakang diselenggarakannya kegiatan KKL
selama 3 hari di Jakarta ialah untuk mengenalkan mahasiswa ASM Santa Maria
Semarang kepada Dunia Usaha dan Dunia Industri baik di instansi swasta/ negeri sehingga
mahasiswa dapat mengenal berbagai macam instansi di kota Metropolitan seperti
Jakarta.
Kegiatan
KKL juga akan menambah wawasan dan pengetahuan peserta Kuliah Kerja Lapangan sehingga
mahasiswa semester IV ASM Santa Maria Semarang, tidak hanya mempelajari dan
mengenal operasional perusahaan secara teori melainkan juga dapat menyaksikan
secara langsung kegiatan operasional instansi swasta maupun negeri di kota
modern seperti Jakarta.
1.2. Tujuan
Adapun tujuan kegiatan Kuliah Kerja
Lapangan adalah sebagai berikut.
1) Agar
kami memperoleh bekal dan pengalaman di lapangan kerja khususnya tentang
kegiatan kesekretarisan dan perkantoran pada umumnya yang bersifat praktis.
2) Agar
wawasan kami bertambah tetutama mengenai
penerapan disiplin ilmu yang telah dan akan dipelajari yang sangat relevan
dengan profesi kesekretarisan.
3) Agar
kami memperoleh informasi yang aktual, faktual dan kontrukstif bagi pemantapan
kurikulum akademi dan selalu link and
math sesuai dengan tuntutan profesi kesekretarisan di era globalisasi.
BAB II
LAPORAN KKL
Kegiatan Kuliah Kerja
Lapangan (KKL) ASM Santa Maria Semarang, diselenggarakan pada tanggal 05 s.d.08
Mei 2014 di Jakarta dan wajib diikuti oleh mahasiswa semester IV ASM Santa
Maria Semarang. Kegiatan kunjungan ke instansi pemerintah/ swasta bertujuan
untuk mengetahui operasional instansi tersebut secara langsung.
Beberapa instansi
pemerintah dan swasta yang telah dikunjungi ialah sebagai berikut.
1) Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DKI Jakarta
2) Badan
Pusat Statistik (BPS) Jakarta
3) PT
Holcim Indonesia Tbk Bogor
4) PT
Batara Indah Office Product Bogor
5) Trans
7 Jakarta
Selain melaksanakan kunjungan
ke instansi pemerintah/swasta, mahasiswa ASM Santa Maria Semarang juga
melaksanakan kegiatan rekreasi. Kegiatan rekreasi dilaksanakan dengan berkunjung ke Dunia Fantasi ( DUFAN )
dan kegiatan berbelanja di Jakarta Square Mangga 2.
Berikut ini kami
uraikan objek kunjungan kami selama Kuliah Kerja Lapangan di Jakarta.
2.1 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) DKI Jakarta
Kegiatan kunjungan di Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah Provinsi DKI Jakarta dilaksanakan pada hari Selasa, 6 Mei 2014 pada pukul 09.05, tepatnya
di ruang arsip tahan api, lantai 8. Gedung kantor Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah Jakarta berlokasi di Gedung Depo Arsip Pulomas di Jalan Perintis
Kemerdekaan No. 1, Jakarta Timur.
Kegiatan kunjungan dimulai dengan sambutan oleh
Bapak Drs. AF. Toni Suhartomo, M.M., selaku Ketua kegiatan KKL 2014. Kegiatan
kunjungan tersebut meliputi pemberian materi ceramah mengenai profil BPAD dan
kunjungan ke ruangan penyimpanan arsip.
2.1.1 Materi Ceramah Mengenai
Profil BPAD
Kegiatan kunjungan dilanjutkan dengan
penyampaian materi dan pengenalan mengenai Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) oleh Sekretaris Badan Pelaksana Tugas BPAD yaitu Bapak Bambang. Beliau
memperkenalkan dan memberikan penjelasan mengenai peranan arsip. BPAD (Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah) mempunyai visi mewujudkan pelayanan prima dalam bidang perpustakaan dan
arsip serta misi mewujudkan tata kelola penyelenggaran perpustakaan dan arsip
yang baik dengan menerapkan kaidah-kaidah good
governance, mengembangkan sarana
dan prasarana perpustakaan dan arsip bertaraf nasional dan internasional, meningkatkan
peran dan fungsi perpustakaan dan arsip dalam kehidupan bermasyarakat,
berpemerintah, berbangsa dan bernegara.
Dijelaskan pula bahwa BPAD mempunyai
tugas pokok untuk memberikan dukungan teknis kepada masyarakat dan perangkat
daerah, menyediakan, penatausahaan, penggunaan, pemiliharaan, perawatan
prasarana dan sarana kerja, dan sebagai lembaga untuk mengelola kepegawaian,
keuangan, barang dan ketatausahaan BPAD DKI Jakarta serta melaporkan dan mempertanggungjawabkan
pelaksanaan tugas.
Dijelaskan bahwa arsip berperan untuk memberi dukungan
kepada instansi pemerintah/swasta agar berguna, berdaya guna dan sebagai alat
pertanggungjawaban. Dikenalkan juga beberapa Kepala Bidang yang terlibat dalam
operasional BPAD serta uraian tugas dan pelayanan kepada masyarakat. Dalam
penyampaian materi dijelaskan bahwa arsip merupakan rekaman dan bukti kegiatan
berbagai peristiwa.
Sejak tahun 2013 BPAD sudah menyimpan
sebagian arsip dengan metode arsip elektronik. Arsip elektronik mempunyai
sistem kerja yang praktis dan efisien. Ketika sebuah dokumen/arsip disimpan di
arsip elektronis dibutuhkan, cukup menekan kode arsip/dokumen yang dibutuhkan tersebut. Secara otomatis dokumen
tersebut akan bergerak menuju pihak/orang yang membutuhkannya. Media arsip
elektronik tersebut diimpor dari negara Jerman dan sampai saat ini di Asia
Tenggara yang menggunakan arsip elektonik ini hanyalah negara Indonesia.
Menurut fungsinya arsip dapat
dikelompokkan menjadi 2 bagian yaitu Arsip Dinamis Dan Arsip Statis. Arsip Dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelengaraan administrasi perkantoran. Arsip Statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan atau peyelengaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak
dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Setelah penyampaian materi oleh Bapak Bambang,
dilanjutkan sesi tanya jawab berkaitan dengan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) Provinsi DKI Jakarta tentang arsip dan perpustakaan. Antusias dari
mahasiswa terlihat dari keaktifan mahasiswa mengajukan pertanyaan kepada narasumber.
Ada 7 orang mahasiswa yang bertanya kepada narasumber berkaitan dengan materi
yang disampaikan oleh Bapak Jahrudin sebagai narasumber.
Beberapa
pertanyaan yang diajukan oleh mahasiwa yakni:
1) Media
apa yang digunakan oleh BPAD sebelum menggunakan arsip elektonik?
2) Dimana
saja cabang BPAD dan sistem arsip apa yang digunakan di BPAD?
3) Jenis
arsip apa saja yang terdapat di BPAD dan bagaimana pola penyimpanaan yang
digunakan oleh BPAD?
4) Apa
kunci sukses seorang arsiparis?
5) Mengapa
BPAD menggunakan lemari elektronik?
6) Bagaimana
proses penyimpanan arsip di BPAD?
7) Bagaimana
menghitung pajak arsip yang disimpan di BPAD?
8) Apa
pengertian arsiparis?
Beberapa penjelasan dan
jawaban sehubungan dengan pertanyaan tersebut ialah bahwa BPAD merupakan suatu
badan arsip dan perpustakaan milik pemerintah yang bersifat otonom/terbatas.
Artinya ialah BPAD merupakan pusat arsip di jakarta yang berdiri-sendiri dan
tidak mempunyai cabang. Dalam penyimpanan arsip/dokumen BPAD digunakan sistem
penyimpanan arsip secara sentralisasi dan desentralisasi.
Arsip yang disimpan di
BPAD sangat banyak dan disimpan berdasarkan UUD No. 43 2009 yang dibedakan
menjadi arsip statis dan arsip dinamis. Penyimpanan arsip di BPAD menggunakan
kode klasifikasi, misalnya dimulai dari angka 07 dan selanjutnya. Sejak tahun
2013 BPAD sudah menggunakan sistem penyimpanan arsip elektronik. Hal ini
disebabkan jika semakin tinggi tuntutan dalam penyimpanan arsip di BPAD oleh instansi
swasta semakin tinggi maka semakin tinggi pula kontribusi, retribusi/pajak
arsip yang dititipkan tersebut. Sistem penghitungan pajak arsip yang dikenakan
oleh BPAD sebesar 35.000 per box.
Untuk mengelola arsip
yang diterima BPAD ada beberapa proses yang harus dilakukan. Tahap pertama
ialah koleksi. Pada tahap ini arsip akan dipilah-pilah yang bertujuan untuk
menempatkan penyimpanan arsip secara benar. Tahap selanjutnya ialah layanan,
pengembangan informasi dan pemasyarakatan. Pada tahap pemasyarakatan, BPAD akan
memenuhi permintaan masyarakat yang ingin meminjam arsip apabila peminjam mampu menunjukkan kartu pengenal
yang asli seperti KTP yang sesuai dengan fotokopi KTP yang dilampirkan.
Berikutnya dijelaskan
pengertian arsiparis yaitu jabatan profesioanal bagi yang menangani arsip.
Dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, setiap arsiparis harus mempunyai cinta
agar pekerjaannya tetap menyenangkan.
Setelah sesi tanya
jawab selesai, dilanjutkan dengan acara penyerahan cindera mata atau
kenang-kenangan dari ASM Santa Maria Semarang. Pengenalan BPAD dan ceramah
diakhiri dengan acara foto bersama peserta Kuliah Kerja Lapangan dengan perwakilan dari BPAD Provonsi DKI Jakarta.
2.1.2
Kegiatan Kunjungan ke Ruangan Penyimpanan Arsip
Peserta Kuliah Kerja
Lapangan juga diajak untuk melihat
kegiatan operasional BPAD dalam melakukan kegiatan pemeliharaan arsip, dan
pelayanan jasa arsip kepada masyarakat. Dalam kegiatan kunjungan tersebut
peserta Kuliah Kerja Lapangan dibagi menjadi 4 kelompok. Setiap kelompok
mengunjungi ruangan penyimpanan arsip yang berbeda. Ruangan penyimpanan arsip
yang dikunjungi di antaranya berada di lantai VIII, lantai VII, lantai IV dan lantai I.
Pada lantai VIII,
peserta Kuliah Kerja Lapangan diberi kesempatan untuk melihat sistem kerja
penyimpanan arsip elektronik. Sistem kerja penyimpanan arsip elektronik
tersebut ialah dengan menekan kode arsip yang dibutuhkan. Secara otomatis arsip
tersebut akan muncul dan bergerak menuju orang/pihak yang membutuhkannya. Pada
lantai VII peserta Kuliah Kerja Lapangan diberi kesempatan untuk melihat
arsip-arsip yang masih akan diproses dan disortir untuk menentukan tempat
penyimpanan arsip tersebut. Pada lantai IV peserta Kuliah Kerja Lapangan diberi
kesempatan melihat penyimpanan akhir arsip. Dalam ruangan tersebut kami hanya
diberi waktu yang singkat. Hal ini disebabkan karena suhu/temperatur di dalam
ruangan tersebut sangat dingin dan dapat membekukan manusia apabila bertahan
lama di ruangan tersebut.
Pada lantai I peserta Kuliah Kerja Lapangan
diberi kesempatan untuk melihat dan memperhatikan simulasi pemeliharaan dan
penyimpanan arsip secara elektronik dengan menggunakan mesin scanner (flatbed,
speed) dan microfilm serta secara manual. Fungsi mesin scanner ini ialah untuk
membaca dokumen atau arsip yang sudah buram baik yang berbentuk teks maupun
berbentuk gambar. Kami juga diajak untuk melihat penyimpanan arsip yang masih
menggunakan kardex dan rool opek. Dalam setiap almari kardex dan rool opek
terdapat 169 box arsip. Setiap box dapat diisi puluhan jenis arsip dan biasanya
jumlah arsip dalam setiap box itu tidak sama.
2.2 Badan Pusat Statistik (BPS) Jakarta
Kegiatan
kunjungan di Badan Pusat Stastistik dilakukan pada Selasa, 06 Mei 2014 pukul
13:00. Peserta KKL disambut oleh pihak BPS yakni Ibu Diyah Wulandari , S.Si
Kepala Sub. Bag Sosialisasi kegiatan Statistik dan Bapak Yadhi Heriyadi Kepala
Sub. Bagian Protokol dan Persidangan. Acara kunjungan dibuka dengan sambutan
dari Ibu Yenni Irmaningrum Kepala Biro, Humas dan Hukum dan dilanjutkan dengan
sambutan dari Ibu Anastasia Lipursari. Acara selanjutnya ialah pemberian materi
oleh Bapak Yadhi Heriyadi mengenai pengertian, tugas-tugas yang ditangani,
kewenangan dan lain-lain.
2.2.1
Profil
Badan Pusat Statistik Jakarta
Badan Pusat
Statistik adalah lembaga pemerintah Non-Departemen yang bertanggung jawab
langsung kepada presiden dan merupakan Biro Pusat Statistik, yang dibentuk
berdasarkan UU Nomor 6 Tahun 1960 tentang sensus dan UU Nomor 7 Tahun 1960
tentang statistik. Sebagai penganti kedua UU tersebut ditetapkan UU Nomor 16
ahun 1997 tentang statistik.
Berdasarkan UU
ini yang ditindaklanjuti dengan peraturan perundangan dibawahnya, secara formal
nama Biro Pusat Statistik diganti menjadi Badan Pusat Statistik. Berdasarkan
undang-undang yang telah disebutkan diatas, peranan yang harus dijalankan oleh
BPS adalah sebagai berikut :
1) Menyediakan
kebutuhan data bagi pemerintah dan masyarakat. Data ini didapatkan dari sensus
atau survei yang dilakukan sendiri dan juga dari lembaga depertemen atau
lembaga pemerintah lainnya sebagai data sekunder.
2) Membantu
kegiatan statistik di departemen, lembaga pemerintah atau instansi lainnya,
dalam membangun sistem perstatistikan nasional.
3) Mengembangkan
dan mempromosikan standar teknik dan metodologi statistik, dan menyediakan pelayanan
pada bidang pendidikan dan pelatihan statistik.
4) Membangun
kerjasama dengan institusi internasional dan negara lain untuk kepentingan perkembangan
statistik indonesia.
Badan
Pusat Stastistik dalam melaksanakan operasionalnya sehari-hari mempunyai fungsi
untuk mengkaji, menyusun dan merumuskan kebijakan di bidang statistik, mengkoordinasikan
kegiatan statistik nasional dan regional, menetapkan dan menyelenggarakan
statistik dasar dan menyelenggarkan pembinaan dan pelayanan administrasi umum
di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi, tata laksana,
kepegawaian, keuangan, kearsipan, kehumasan, hukum, perlangkapan, dan rumah
tangga.
Dalam
pengumpulan data, Badan Pusat Statistik mempunyai 3 cara, yaitu:
1. Sensus
Sensus adalah sebuah proses mendapatkan informasi
tentang anggota sebuah populasi (tidak hanya populasi manusia). Sensus juga digunakan
untuk demokrasi (pemilu), pengumpulan pajak, juga digunakan dalam ekonomi.
Sensus dilaksanakan sekurang-kurangnya 10 tahun sekali (UU No. 16 Tahun 1997
Pasal 8) yang meliputi :
1) Sensus
penduduk, yang dilaksanakan pada tahun berakhiran angka 0 (nol);
2) Sensus
pertanian, yang dilaksanakan pada tahun berakhiran angka 3 (tiga);
3) Sensus
ekonomi, yang dilaksanakan pada tahun berakhiran angka 6 (enam)
2. Survei
Cara pengumpulan
data yang dilakukan melalui pencacahan sampel untuk memperkirakan karakteristik
suatu populasi pada saat tertentu (UU No. 16 Tahun 1997 Pasal 9) diantaranya
survei sosial ekonomi nasional, survei usaha tidak berbadan hukum terintegrasi,
survei statistik harga perdagangan besar, survei statistik investasi, survei
penduduk antar sensus, survei angkatan kerja nasional, survei potensi desa,
survei statistik upah buruh, survei statistik perumahan dan pemukiman.
3. Kompilasi
produk administrasi
Cara
pengumpulan, pengolahan, penyajian dan analisis data yang didasarkan pada
catatan administrasi yang ada pada pemerintah dan atau masyarakat (UU No. 16
Tahun 1997 Pasal 10).
2.2.2
Kedudukan
dan Peranan Sekretaris di Badan Pusat Statistik
Kedudukan dan
peranan sekretaris di Badan Pusat Statistik dijelaskan oleh Ibu Diyah Wulandari
, S.Si selaku Kepala Sub. Bag Sosialisasi. Saat itu, Ibu Diyah Wulandari tidak
dapat mengikuti pertemuan hingga selesai karena Beliau harus mengikuti rapat
penting di ruangan lain. Ceramah mengenai
kedudukan dan peranan sekretaris di Badan Pusat Statistik dilanjutkan
oleh Ibu Katiti Wulansari Protokol dan Persidangan. Dijelaskan bahwa total
jumlah sekretaris yang bekerja di BPS
ada 35 orang yang terdiri dari sekretaris PNS dan kontrak dan sekretaris
di Badan Pusat Statistik mempunyai kedudukan dan peranan sebagai berikut.
1) Sekretaris
Eselon 1, secara terstruktur berada di bawah Sub Bagian Protokol, bagian kerja
sama, Protokol dan PMP menuju Biro Humas dan Hukum.
2) Sekretaris
Eselon 2, secara terstruktur berada
di bawah Biro / Direktoral terkait, namun pembinaanya berada di bawah biro Humas
dan Hukum.
Persyaratan
jabatan dan kompetisi sekretaris meliputi: nama pendidikan/pelatihan, khusus
bersertifikat, diklat kesekretarisan, diklat keprotokolan dan MC, diklat
kehumasan, kursus bahasa Inggris, pendidikan formal minimal D3 kesekretarisan,
menguasai komputer, menguasai korespondensi (surat-menyurat), baik dalam bahasa
Indonesia maupun dalam bahasa Inggris dan pengiriman surat dalam bentuk e-mail. Dalam kunjungan tersebut pihak
BPS juga menyarankan agar kami mencoba On
the Job Training di Badan Pusat Statistik di Semarang.
Setelah
pemberian materi dilanjutkan dengan sesi tanya jawab berkaitan dengan tugas
badan pusat statistik dan peranan sekretaris di badan pusat statistik. Kegiatan
kunjungan ke Badan Pusat Statistik diakhiri dengan pemberian kenang-kenangan
oleh ASM Santa Maria Semarang kepada pihak Badan Pusat Statistik.
2.3
PT
Holcim Indonesia Tbk Bogor
Kegiatan kunjungan ke PT Holcim
dilaksanakan pada hari Rabu, pukul 08:00. Kami disambut baik oleh Bapak Arif
Junaedi dan Bapak Ary Wahyu. Kegiatan kunjungan ke PT Holcim Indonesia diawali dengan
sambutan oleh Bapak Arif Junaedi dan Bapak Ary Wahyu. Selanjutnya sambutan oleh
Bapak Toni selaku Ketua rombongan Kuliah Kerja Lapangan.
2.3.1
Profil PT Holcim
Indonesia Tbk
Materi
pengenalan perusahaan dijelaskan oleh Bapak Arif Junaedi. Dijelaskan bahwa PT Holcim Indonesia Tbk
adalah sebuah perusahaan publik Indonesia yang mayoritas sahamnya (80,65%)
dimiliki dan dikelola oleh Holcim Group, yang berbasis di Swiss, salah satu
produsen semen terbesar di dunia dengan total lebih dari 85,000 karyawan dan
kapasitas produksi di lebih dari 70 negara mencapai lebih dari 170 juta ton
semen.
PT Holcim Indonesia Tbk merupakan salah satu
perusahaan semen terbesar di Indonesia dengan usaha yang terintegrasi terdiri
dari semen, beton siap pakai, dan
produksi agregat. Perusahaan mengoperasikan dua pabrik semen
masing-masing di Narogong, Jawa Barat, di Cilacap, Jawa Tengah, dan fasilitas
penggilingan semen di Ciwandan, Banten dengan total kapasitas gabungan per
tahun 9,1 juta ton semen, dan mempekerjakan lebih dari 2,600 orang.
PT Holcim
Indonesia memiliki visi membangun solusi yang berkelanjutan bagi masa depan
masyarakat dan misi menyediakan solusi pembangunan berkelanjutan bagi
masing-masing segmen pelanggan, peduli akan keselamatan kerja dan kelestarian
lingkungan, mengembangkan kemampuan karyawan, melakukan inovasi untuk menjadi
yang terbaik dan membentuk jaringan yang terpadu.
Setelah pemberian materi, kami
diberi kesempatan untuk berkeliling disekitar pabrik PT Holcim Indonesia.
Tujuannya ialah agar kami lebih mengenal PT Holcim Indonesia dan melihat secara
langsung pabrik PT Holcim Indonesia Tbk. Dalam kegiatan tersebut kami dibagi
menjadi 3 kelompok dan diberi fasilitas menggunakan bus PT Holcim Indonesia
yang berjumlah 3 unit.
Setiap bus dipandu oleh pegawai
PT holcim yang bertugas untuk memperkenalkan gedung/pabrik PT Holcim Indonesia
Tbk. Kami tidak sempat melihat langsung
bagaimana cara pembuatan semen. Hal disebabkan waktu sangat singkat.
Acara kunjungan di PT Holcim
Indonesia dilanjutkan dengan kembali ke ruang pertemuan yaitu gedung serba guna
untuk membahas mengenai peran, tugas dan tanggung jawab sekretaris di PT Holcim
Indonesia. Materi ini diberikan oleh Ibu Apriyani Ita. Beliau menjelaskan bahwa
peran, tugas dan tanggung jawab sekretaris sangat besar tehadap PT Holcim
Indonesia.
2.3.2
Peran dan Tugas Sekretaris di PT
Holcim Indonesia
2.3.2.1 Peran sekretaris di PT
Holcim Indonesia Tbk
Peran sekretaris dapat dilihat
dari 2 sisi, yaitu sebagai berikut:
1)
Terhadap
atasan
Peran sekretaris
terhadap atasan, adalah sebagai sumber dan filter informasi bagi pimpinan,
sebagai assiten/
tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan, sebagai perantara
bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan, sebagai
alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide, sebagai Secret
Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan,
mediator pimpinan dengan bawahan.
2) Terhadap
bawahan/ karyawan
Peran
sterhadap bawahan/ karyawan, adalah sebagai orang yang membantu memberikan
motivasi kepada karyawan lain, sebagai mediator antara bawahan/ karyawan dengan
pimpinan, sebagai membantu/
memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
2.3.2.2
Tugas sekretaris di PT Holcim Indonesia
Secara garis
besar, tugas sekretaris dibedakan menjadi:
1). Menurut
kewenangannya:
1.
Tugas rutin, meliputi:
pengetikan, telepon, menerima tamu, Korespondensi, Arsip.
2.
Tugas instruksi, meliputi:
penyusunan jadwal perjalanan, membuat janji temu, pengaturan keuangan,
persiapan dan penyelenggaraan rapat, membuat jadwal.
3.
Tugas kreatif, meliputi:
pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur
ruang kantor pimpinan.
2).
Menurut jenis tugasnya:
1. Tugas administratif perkantoran,
meliputi: surat menyurat, pembuatan laporan, Arsip/Filling.
2.
Tugas resepsionis, meliputi:
Melakukan telepon (menerima atau melakukan sambungan telepon), melayani tamu,
menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
3.
Tugas sosial, meliputi: mengatur
rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan
respsi/jamuan.acara resmi kantor.
4.
Tugas
insidentil, meliputi: mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi,
dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
2.3.2.3
Tugas, peran dan tanggung jawab sekretaris di PT Holcim Indonesia
Di
perusahaan multinasional PT Holcim Indonesia, profesi sekretaris memiliki
peran, tugas serta tanggungjawab sebagai berikut:
1. Secretarial Job
2. Administrasi
(membuat travel expenses, petty cash
etc)
3. Booking meeting sesuai instruksi atasan
(termasuk surat undanga/email undangan)
4. Bookers (mencarikan penerbangan, hotel
yang menyangkut travel arrangements
5. Membantu
mencari tempat untuk kegiatan
workshop / meeting + outbond,
mengatur dan merencanakan event
perusahaan yang melibatkan karyawan (Halalbihalal, Tujuhbelas Agustusan, Business Briefing)
Setelah
acara penjelasan peran, tugas dan tanggung jawab sekretaris di PT Holcim
Indonesia, kami diberi kesempatan untuk bertanya berkaitan dengan materi
tersebut dan dilanjutkan dengan pemberian cindera mata atau kenang-kenangan
oleh Bapak Toni ketua rombongan Kuliah
Kerja Lapangan kepada Pihak PT Holcim Indonesia yang saat itu diwakili oleh Ibu
Ita sekretaris Manajer.
2.4 PT Batara Indah Office Product Bogor
Kunjungan ke PT Batara
Indah atau yang lebih dikenal dengan
nama PT Bino (Batara Indah Office Products)
diadakan pada hari Rabu pukul 11:30. Kami disambut oleh Ibu Sonya dan para pegawai PT Bino dan diarahkan untuk
memasuki ruang pertemuan yang sudah dipersiapkan.
2.4.1
Kegiatan Kunjungan ke Pabrik PT Batara Indah Office Product
Sebelum mendengarkan
ceramah mengenai perkenalan PT Bino, semua rombongan Kuliah Kerja Lapangan
diberi kesempatan untuk melihat langsung proses pembuatan produk-produk Bantex
yang sangat beranekaragam. Dalam pembuatan produknya, PT Bino mengimpor bahan
baku dari berbagai negara. Hal ini disebabkan karena PT Bino sangat
memperhatikan kualitas setiap produk yang mereka hasilkan. Produk yang
dihasilkan oleh PT Bino antara lain: owner,
kertas binder, binder, stepler, album, gunting, pulpen, filing dan sebagainya.
2.4.2
Materi Ceramah Mengenai Profil dan Produk PT Batara Indah Office Product
Untuk lebih mengenal PT
Batara Indah Office Product semua rombongan Kuliah Kerja Lapangan diarahkan
untuk kembali menuju ruangan pertemuan. Kegiatan kunjungan dimulai dengan
pembukaan oleh bapak Dani dan dilanjutkan dengan pengenalan company oleh Bapak
Danar. Dijelaskan bahwa PT Batara Indah Office Product berlokasi di kawasan
industri-sentul. PT Batara Indah Office
Product didirikan
tahun 1986 sebagai pabrikan dan perusahaan perdagangan dalam bidang peralatan
kantor.
PT Batara
Indah Office Product memiliki lisensi untuk memproduksi peralatan kantor bermutu
tinggi dengan merek Bantex, Apli, Elba, Linex, Xyron,
Lyra dan Papeo. Bantex merupakan sebuah merek peralatan kantor yang sangat terkenal di
Eropa. Mereka memiliki pabrik sendiri dan telah memberikan lisensi untuk
mendistribusi dan memproduksi produk-produk mereka dengan merek Bantex kepada
distributor yang berada di lebih dari 70 negara yang tersebar di enam benua,
termasuk PT Batara Indah di
Indonesia.
Dikenalkan
juga salah satu produk PT Batara Indah yaitu Apli. Apli adalah merek terkenal
dari produk adhesive label dan komputer label yang berasal dari Spanyol. Apli
adalah produk yang ramah lingkungan sesuai standar kualitas internasional ISO
9002 dan memiliki CD software yang mempermudah mencetak label dalam jumlah yang
banyak maupun sedikit. Bapak Danar juga
menjelaskan masalah yang timbul dalam percetakan label yaitu label nyangkut di
printer, karakteristik produk (komputer, CD/DVD , card label), ukuran kertas
apli, bahan label (kertas biasa, polyester transparant, putih), tipe label (tanpa
pinggir atau dengan pinggir), tipe CD/DVD cover, tipe business card, jenis printer (laser, dot matrix, copier, inkjet/deskjet, features dan benefit). Setelah pemberian materi, kami diberi
kesempatan untuk bertanya. Mahasiswa yang mengajukan pertanyaan diberi kaos
produk Appli oleh Bapak Danar.
Kegiatan
kunjungan ke PT Batara Indah, dilanjutkan dengan pengenalan dan penjelasan ATK
oleh Bapak Novi Harianto. Dalam penjelasannya Bapak Novi memperkenalkan merek
unggulan PT Batara Indah. Berikut kami jelaskan beberapa merek unggulan yang
terdapat di PT Batara Indah :
1). Bantex
Bantex
adalah merek office stationery products
yang pertama kali dikembangkan di Copenhagen, Denmark pada tahun 1961 dan merupakan
perusahaan pertama yang memproduksi produk ramah lingkungan di dunia. Sejak
saat itu, Bantex menjadi sebuah merek peralatan kantor yang sangat terkenal di
Eropa dan telah memberikan lisensi untuk mendistribusikan dan memproduksi
produk-produk dengan merek bantex kepada distributor yang berada lebih dari 70
negara di dunia termaksud di indonesia. Bantex yang terkenal dengan filing products atau produk untuk
menyimpan file dengan kualitas terbaik dan harga terjangkau telah mengembangkan
pasarnya hingga ke segmen yang lebih luas lagi. Saat ini, Bantex telah memiliki
ribuan macam produk yang mencakup Office
Stationery, School, Professional dan Private Consumer.
2). Elba
Elba didirikan pada
tahun 1917 di Jerman sebagai merek produk premium yang memiliki cara efisien
mengarsip dokumen yang hemat tempat, tenaga dan waktu dibanding sistem lama
yang telah berjalan. Arti kata elba itu sendiri adalah solusi sukses dalam
bekerja, yang berari “ successful
solution for better work ”. Tahun 1930 mulai dijalankan manufuktur filing products elba dan pada tahun 1933
Erich Kraut menemukan ide jenius “ New
Way Filing : The penel filing System ” yaitu cara efisien untuk mengarsip
dokumen yang hemat tempat, hemat tenaga dan waktu.
3). Linex
Linex adalah
peralatan menggambar dengan kualitas dan ketepatan tinggi yang diciptakan oleh
Frede Dueland Nelson pada tahun 1935 di Denmark.
4). Lyra
Lyra
berdiri pada tahun 1806 di kota Nurembeng, Germany sebagia pihak pensil grafit.
Untuk membedakan pensil lyra sebagai pensil dengan mutu tertinggi diantara
semua pensil yang berada di pasaran pada saat itu, dan merupakan salah satu
merek pensil tertua di dunia. Pada saat ini lyra memiliki jaringan distribusi
hampir diseluruh dunia dengan range produk luas meliputi produk anak sekolah,
artis atau profesional dan hobby.
5). Apli
Apli
mulai ditemukan tahun 1958 di Barcelona, Spanyol dan merek Apli mulai di
patenkan pada tahun 1960. Sejak tahun itu, Apli mulai mengembangkan jenis
produknya menjadi adhesive label (kualitas
terbaik) ukuran A4, label continuous from,
label multimedia dan bussines card.
Dapat digunakan printer injeksai, laser dan mesin fotokopi. Apli menggunakan
bahan baku ramah lingkungan dan mendapat pengakuan atas mutu dengan standar
kulitas internasional melalui ISO 9002. Apli juga memiliki CD software yang
dibagikan secara gratis, dan mudah digunakan. Apli juga dapat dicetak melalui
software Microsoft Office dan Nero Buring. Untuk anda yang mengunakan internet,
label Apli juga dapat dicetak langsung dari kertas berkualitas, lem rata dan
kuat, aman untuk printer laser dan fotokopi.
6). Xyron
Xyron sebagai
mesin laminasi berdiri tahun 1996 di Scottsdale, Arizone-USA, yang berkembnag
dari ide kreatif dan akhirnya menjadi salah satu mesin berkelas internasional.
Produk yang dihasilkan berhubungan dengan kerajinan tanggan, hobby dan
stationary berupa mesin laminasi tanpa listrik dan panas yang mudah digunakan.
Kegiatan
kunjungan ke PT Batara Indah Office Product diakhiri dengan acara foto bersama
dan pemberian cindera mata/kenang-kenangan oleh ASM Santa Maria Semarang kepada
pihak PT Batara Indah Office Product. Sebaliknya, Setiap mahasiswa peserta
Kuliah Kerja Lapangan juga diberikan kenang-kenangan produk PT Batara Indah Office Product berupa
gelas, filing dan pulpen.
2.5 Trans 7 Jakarta
Kunjungan ke Trans 7 dilaksanakan pada hari Selasa, pukul 16:00 WIB.
Kegiatan ini dilakukan agar mahasiswa tidak jenuh dengan berbagai materi Kuliah
Kerja Lapangan dan dapat menyaksikan langsung acara Bukan Empat Mata yang
dibawakan oleh artis terkenal yaitu Tukul Arwana yang dibantu oleh Vega dan Peppy.
Selain mahasiswa ASM Santa Maria
Semarang, Bukan Empat Mata juga dihadiri oleh mahasiswa universitas dari
Lampung, Bali dan Siswa SMA Yogyakarta. Tema acara Bukan Empat Mata pada saat itu
ialah “Cabadut” yaitu calon bakal dangdut. Bintang tamu yang diundang saat itu
ialah Ona Sutra berserta istrinya Dahlia Sutra, Ine Shintya dan Hamdan ATT.
Dalam acara ini kami juga dapat melihat dan mengetahui operasional karyawan/kru
trans 7 untuk melaksanakan dan memperlancar suatu acara. Acara Bukan Empat Mata
selesai pukul 8:30.
BAB lll
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Setelah
kami mengikuti Kuliah Kerja Lapangan di Jakarta tanggal 05 s.d. 08 Mei 2014,
kami dapat menyimpulkan bahwa Kuliah Kerja Lapangan sangat penting dilakukan
dan sangat bermanfaat bagi setiap mahasiswa. Dalam kegiatan Kuliah Kerja Lapangan tersebut, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut.
1).
Badan pusat arsip dan perpustakaan DKI Jakarta
Arsip/dokumen
dapat disimpan dengan berbagai macam pola penyimpanan arsip dan menggunakan
media penyimpanan yang beraneka ragam sesuai dengan perkembangan teknologi.
2).
Badan pusat statistik jakarta
Profesi
seorang sekretaris sangat dibutuhkan di BPS. Saat ini sekretaris yang bekerja
di BPS berjumlah 35 orang diantaranya sekretaris yang sudah Pegawai Negeri
Sipil dan sekretaris sistem kontrak. Tentunya hal ini juga akan menambah
semangat dan motivasi mahasiswa.
3).
PT Holcim Indonesia Tbk Bogor
PT
Holcim Indonesia Tbk Bogor merupakan salah satu industri semen yang besar di
Indonesia dan untuk menjadi sekretaris di PT Holcim Indonesia Tbk sangat
dituntut untuk menguasai bahasa asing.
4).
PT Batara Indah Office Product
Produk-produk
perkantoran yang dihasilkan oleh PT Batara Indah Office Product sangat beraneka
ragam, mempunyai kualitas yang sangat tinggi dan menjadi Top Brand di Asia.
5).
Trans 7 Jakarta
Untuk
membuat suatu acara yang live di
sebuah saluran televisi seperti Trans 7 sangat dibutuhkan persiapan yang baik
dan demi kelancaran acara tersebut sangat dibutuhkan dukungan dan keaktifan
para penonton.
3.2 Saran
Kuliah
Kerja Lapangan tahun ini sudah baik dan berjalan dengan lancar. Kami
menyarankan agar Kuliah Kerja Lapangan tahun depan tetap bekerja sama dengan
Tim Tour Universal karena pelayanan yang mereka berikan kepada ASM Santa Maria
Semarang sangat baik dan bus yang digunakan nyaman sehingga semua objek Kuliah
Kerja Lapangan dapat dikunjungi dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Pedoman Kuliah Kerja Lapangan tahun
2014
Brosur Badan Pusat Arsip dan Perpustkaan
Daerah DKI Jakarta
Power Point Materi Ceramah di PT Batara
Indah Office Product Bogor
Power Point Materi Ceramah di PT Holcim
Indonesia Tbk Bogor
